Piloter ses certifications
Gestion des candidatures
Gestion des jurys
Personnalisation et gestion des parchemins
Accrochage certificateurs
Suivi de l’insertion professionnelle
Depuis sa création en 2002, le groupe MediaSchool est l’un des leaders de l’enseignement supérieur. Présent dans 17 villes françaises et à l’étranger, le groupe rassemble plus de 19 écoles et accueille chaque année près de 25 000 apprenants.
Avec 11 RNCP enregistrés auprès de France compétences, des partenaires internes (les écoles du groupe) et des partenaires externes, muscler la traçabilité et rendre la gestion des certifications moins chronophage devenait un besoin stratégique urgent.
MediaSchool a alors décidé de se tourner vers myCertif, l’un des logiciels leader de la certification professionnelle.
Outre la robustesse technique de la solution, c’est notre expertise métier et nos connaissances approfondies des enjeux de la certification qui ont séduit les équipes du groupe MediaSchool.
“Vous maîtrisez le dispositif et ça a fait la différence. C’est rassurant pour nous.” – Jimi Hemery, Responsable Qualité chez MediaSchool.
Identifier ses besoins
MediaSchool a commencé par établir un cahier des charges de ses besoins, en impliquant les partenaires internes dans le processus.
Leurs objectifs identifiés étaient multiples :
- Fluidifier la mise en œuvre du dispositif de certification
- Rendre la gestion moins chronophage
- Assurer une meilleure traçabilité des actions
Des objectifs atteints avec à myCertif
Avant d’utiliser myCertif, le groupe gérait les parcours de certification par le biais de fichiers Excel partagés. Comme souvent, ces documents sont sources d’incompréhensions et d’erreurs. ❌
Avec myCertif, les process ont été simplifiés et centralisés au sein d’un outil métier réellement adapté.
✅ Les candidatures sont centralisées dans la plateforme, les données des candidats sont validées dès le début, et il est simple de suivre leur état d’avancement dans le parcours de certification.
✅ Les livrables et documents, qui étaient précédemment déposés dans différents dossiers d’une plateforme partagée, sont maintenant centralisés dans myCertif et accessibles à tous les ayants droits.
✅ Des verrous ont été configurés pour assurer une collecte de tous les documents indispensables avant le passage en jury.
“La traçabilité est simplifiée. On a des statistiques, on observe les avancements, ça permet d’être beaucoup plus fluide.” – Jimi Hemery, Responsable Qualité chez MediaSchool.
En ce qui concerne les jurys, le groupe souhaitait s’équiper d’un outil permettant de justifier la bonne tenue des sessions à France compétences.
« On profite de myCertif pour se mettre en ordre de bataille et générer une traçabilité sur ce sujet. Le jury d’évaluation a fait l’objet de beaucoup de discussions en interne. » – Jimi Hemery, Responsable Qualité chez MediaSchool.
Avec myCertif, MediaSchool s’est offert un cadre plus formel :
- Désignation obligatoire d’un Président
- S’assurer que les jurés n’ont pas été formateurs du candidat
- Envoi rapide et simplifié des convocations
- Les grilles d’évaluation sont plus lisibles et homogènes, découpées par blocs de compétences et affichant les critères d’évaluation de chaque compétence
- Les PV sont signés électroniquement et générés dans myCertif
“Aujourd’hui, en l’intégrant dans myCertif (la grille d’évaluation), c’est la même chose dans le fond, mais le format est beaucoup plus ergonomique et plus simple d’utilisation.” (…) “C’est LA fonctionnalité qui a généré une très grande satisfaction.” – Jimi Hemery, Responsable Qualité chez MediaSchool.
Jimi souligne également que l’intérêt de myCertif se retrouve dans le parcours de certification intégré de bout en bout et configuré sur-mesure. Il estime que la plateforme divise par trois le temps passé sur les tâches administratives.
Intégrer un nouvel outil dans l’écosystème
Comme tout changement, déployer un nouvel outil et permettre à chacune des parties prenantes d’apprendre à l’intégrer dans son quotidien, demande un certain accompagnement. D’autant plus, lorsque les collaborateurs et partenaires sont nombreux.
Avec myCertif, au-delà de la mise à disposition d’un logiciel métier, le groupe MediaSchool a sollicité nos équipes pour un accompagnement à la mise en place de la solution et à la conduite du changement.
Nos équipes de CSM ont donc accompagné les équipes de MediaSchool pendant plusieurs semaines en partageant des conseils de configurations, des guides pratiques pour les aider dans la réalisation de leurs tests, des échanges hebdomadaires pour répondre à leurs questions…
Aujourd’hui, tout se passe pour le mieux ! D’ici à quelques semaines, le groupe organisera ses premiers jurys de certification avec myCertif. Ce qui l’amènera ensuite à utiliser les fonctionnalités d’accrochage certificateur et de suivi de l’insertion professionnelle.
À plus long terme, nous continuerons d’échanger avec leurs équipes pour faire évoluer la plateforme au gré de leurs besoins, comme nous le faisons avec tous nos clients. C’est d’ailleurs l’un des points forts soulignés par Jimi dans son témoignage :
“Vous faites évoluer votre pipe selon nos besoins et ça, c’est appréciable que la solution ne soit pas figée.” – Jimi Hemery, Responsable Qualité chez MediaSchool.
Pour plus de détail, nous vous invitons à visionner le replay du webinaire témoignage de MediaSchool :
